OBECNÝ VLIV NOVÝCH INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ NA MANAGEMENT PODNIKU

24.09.1999 | Odborné konference

THE GENERAL IMPACT OF THE NEW INFORMATION TECHNOLOGIES ON MANAGEMENT OF BUSINESS

Petr Hladík

Adresa autora:

Petr Hladík, Ing., katedra řízení PEF ČZU Praha, hladik@ pef.czu.cz

Anotace:

Spolu s blížícím se příchodem nového tisíciletí se stává vliv informačních technologií na společnost předmětem mnoha diskusí. Využívání těchto technologií v posledních letech exponenciálně vzrůstá. Přesto většina organizací uvažuje stále tradičním způsobem a využívá hierarchických a vertikálních linií moci, zatímco informační organizace vyžaduje nové organizační principy, ve kterých je využívána zejména horizontální koordinace založená na využívání automatizovaných informačních systémů. Podniky stojí znovu před výraznými změnami, které jsou srovnatelné se změnami, které přinesla průmyslová revoluce. Katalyzátorem těchto změn jsou znovu technologie, ale jsou to technologie zaměřené na vytvoření prostředí využívání a rozšiřování informací.

Summary:

The impact of information technologies on a society is a subject of many discussions at the end of the 20th century. Use of these technologies is growing exponentially in recent years. Most of organizations is working traditionally by using hierarchies and vertical lines of power, but an information organization needs new organization principles with horizontal coordination built on the automation information systems. Companies are standing face to face to radical changes which are comparable with changes of industry revolution. Accelerator of these changes are also technologies, but technologies focused on a creation of the environment of using and dissemination of information.

Klíčová slova:

informační technologie, organizační struktura, informační systémy

Key words:

information technology, organizational structure, information systems

1. Úvod

Do dnešní doby byly v literatuře informační systémy chápány zejména jako doplňkový koordinační mechanismus. Po boku tradičních koordinačních metod byly informační systémy v praxi doporučovány a aplikovány pro zlepšení, zrychlení, nebo snížení nákladů v zavádění organizačních procesů. V dnešních dnech se ozývají hlasy pro využití informačních systémů pro zcela zásadní přetvoření procesů, produkčních řetězců a organizačních struktur místo hledání IT pasujících na dnešní podobu organizací. Informační systémy se stávají přímým nástrojem koordinace a kontroly organizačních aktivit a chystají se nahradit tradiční koordinační mechanismy. K tomu ale potřebujeme jiné struktury, jiný typ organizace, organizace založené na informacích (Jansen, 1997).

Podíváme-li se do minulosti, nejrozšířenější organizační strukturou byla divizionálně funkcionální hierarchie. Přestože tento systém dobře fungoval pro Taylorův “vědecký management”, začala se tato forma organizace s pronikáním počítačů do organizací v 60.letech hroutit. S informacemi se před rozšířením využívání počítačové techniky pracovalo stejně jako se vzácným zdrojem. V 80. letech se objevily nové termíny, které umožnily popsat novou vlnu managementu. Delegování, participace zaměstnanců, samořídící týmy - to jsou pojmy přinesené novou érou v řízení. Informační technologie k tomu přinesly novou úroveň vztahů uvnitř organizace. Tyto vzájemné vztahy mohou přinášet užitek jak organizaci, tak její struktuře.

Cílem příspěvku je shrnout dopad prudkého rozvoje informačních technologií na řízení a strukturu podniků a doložit tato tvrzení citacemi z dostupné zahraniční literatury. Literatura, ze které je čerpáno, je uvedena v seznamu použité literatury.

2. Obtíže zavádění principů informační organizace

Většina organizací uvažuje stále tradičním způsobem a využívá hierarchických a vertikálních linií moci, zatímco nové informační trendy vyžadují nové organizační principy, ve kterých je využívána zejména horizontální koordinace ve formě automatizovaných informačních systémů. Je stále zřetelnější potřeba nové konstrukce, která by napomáhala hledání odpovídajících řešení současných problémů, se kterými se potýká množství organizací - požadavku flexibility, orientace na zákazníka, znalostního managementu, adekvátních logistických koncepcí a integrace informačních technologií do organizace. Objevuje se stále silnější komerční tlak na decentralizaci a stále více organizací přichází na to, že mohou úspěšně podnikat s pomocí distribuovaných pracovníků s nákladově výhodnými telekomunikačními a informačními technologiemi. Všeobecně se má za to, že právě nákladově efektivní telekomunikace mohou dát vznik plně funkčním virtuálním organizacím (Jansen, 1997). Ale zatím organizace teprve začínají začleňovat počítačové informační a komunikační technologie do vytváření nových inter-organizačních propojení, do řešení skrytých problémů a do vytváření dynamických struktur (Jansen, 1997).

Existují dva neslučitelné pohledy na vliv informačních technologií na organizace. Jedna část odborníků se obává, že se z manažerů stane jakési “velké bratrstvo”, které bude informace využívat pro zajištění kontroly svých podřízených. Tento pohled je ale nahrazován pohledem, který dnes často převládá - jestliže je moc decentralizována, pracovníci mohou využít tuto nově nabytou moc pro svůj vlastní prospěch. To by mohlo, jak tvrdí někteří, vést k organizačnímu chaosu. Existuje ale i početná skupina odborníků, která tvrdí, že ani jeden z těchto scénářů se neuskuteční (Jansen, 1997).

V praxi se velká část podniků nachází v přechodné fázi. Na jedné straně vykazují určité znaky informačně fungujících organizací, ale na druhé straně se setkávají s mnohými překážkami, které jim brání tento přechod dokončit. Organizace budou muset hledat řešení, budou-li se chtít stát v budoucnu funkčními informačně založenými organizacemi. Skrze potenciál informačních technologií se povyšují na vyšší úroveň všechny druhy úzkých kooperačních svazků mezi organizacemi čímž dochází ke stírání ostrých hranic organizací. Organizace samotná, subdodavatelé, přepravci, distributoři a zákazníci se formují do společného systému.

3. IT - nástroj pro koordinaci

S rostoucím využíváním nových informačních a komunikačních technologií, mezi které patří Internet a velké množství softwarových produktů, mohou být informace využívány každým pracovníkem, který má přístup do počítačové sítě. Tento přístup se takto stává kontrolním prvkem pro informace. Omezení kontroly informací způsobilo, že se každý zaměstnanec svým způsobem podílí na organizačním rozhodování. Velké množství organizací si uvědomuje, že současný vývoj vyžaduje decentralizaci, ale současně se obávají ztráty kontroly v organizaci. A právě nové IT by měly být schopné tyto koordinované decentralizované aktivity bezpečně zajistit. Využití IT jako nástroje ke koordinaci je jedním z nejzávažnějších problémů, které by měly být řešeny společným úsilím organizací a vědeckých pracovišť. Jak napsal W. Jansen (1997): “Základní změnou vyvolanou dnešním vývojem je řídit ne pomocí změn v produkci, ale pomocí změn v koordinaci.”

Rozhodovací procesy jsou měněny podle individuálních vědomostí pracovníků, kteří využívají IT pro získání určité výhody. Zatímco předchozí změny v organizacích byly řízeny důrazem na produkci, současné změny se týkají koordinace. Jakmile lidé pracují společně díky vysokému stupni komunikace, pak i provádějí rozhodování a alokování zdrojů. Když jsou informace přístupné virtuálně každému pracovníkovi, rozhodování se stává společnou záležitostí.

4. Organizační struktury

Poptávka po nástrojích, které lidem dovolí efektivněji pracovat a organizaci konkurovat na svém trhu je spojena s novými organizačními strukturami. Někteří tvrdí, že 90. léta přinesou neformální sítě založené na formálních hierarchiích (Bradley, 1993). Jiní tvrdí, že organizační struktury budou zcela proměnlivé. Bez struktury, samy o sobě, budou existovat mnohé organizace tak, jak bude docházet k rostoucímu využití informačních technologií. Vzniknou nové úlohy, které budou muset být řešeny při přetváření organizace pro informační éru. V některých případech se organizační struktura nemění pouze ve své podobě a velikosti, ale ve své podstatě. Informační technologie vedou k nové “multiorganizační struktuře”.

Jednou z prognóz týkajících se organizační struktury v budoucnu je, že počet hierarchických úrovní v organizaci se bude snižovat s tím, jak budou počítače využívány k plnění funkcí středního managementu (Allen, 1994), ačkoliv pro ověření této prognózy nejsou prozatím přesvědčivé důkazy. Organizace v některých oblastech podnikání jako je bankovnictví nebo pojišťovnictví se mnohem rychleji adaptují na využívání informačních technologií. Díky tomu, že jejich podnikání je založeno na informační podstatě, budou tyto organizace s největší pravděpodobností informačními technologiemi velmi ovlivněny (Allen, 1994). Odborníci na bankovní sektor jsou přesvědčeni, že snížení rozpočtů na informační technologie by mohlo vést k “pyramidovému” nárůstu nákladů na bankovní operace (Walfarth, 1995). Proto mají typické organizace v bankovním sektoru relativně ploché organizační struktury.

5. Závěr

Přehled o informacích formuje dnes základy manažerské moci. Podnikové organizace jsou pod velkým tlakem na změnu svých rozhodovacích struktur, který je přímým důsledkem implementace informačních technologií. Výsledky využívání informačních technologií jsou obvykle identifikovány jako znalosti, ležící mimo formální řídící strukturu. Pracovníci, kteří chtějí, jsou dnes schopni tyto informace získat.

Trh bude stále bohatší na informace a organizace založené na kontrole a usměrňování informací na přísně hierarchických principech nebudou moci efektivně konkurovat. Informační technologie budou hlavním faktorem směřujícím k horizontální, ploché organizaci (Currid, 1994). Plošší a štíhlejší organizace budou delegovat úlohy na pracovníky. To bude prováděno přes sdílený přístup ke všem typům organizačních informací (Boone, 1991). Přestože některé organizace se budou nadále pohybovat ve strnulém prostředí, bez nutnosti změn, budou i ony ovlivněny rozrůstajícím se užíváním IT v organizacích (Berkowitz, 1997).